Proje Döngüsü Yönetimi ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Dr. Faruk Cengiz Tekindağ

Bu makale bir inceleme yazısıdır. 2 bölümden oluşmaktadır.

Kitap Sivil Toplum Geliştirme Merkezi’nin Proje vasıtasıyla sivil toplum örgütlerinin benliklerini veya var olma sebeplerini koruyarak proje konusundaki duyarlılığını belirten giriş yazısıyla başlamaktadır.

Önsöz de Altındağ  “Proje Hayatında neler değişti” sorusunu cevaplandırmakta ve 2006-2010 yıllarında 81 ilde faaliyete geçen 26 Bölgesel Kalkınma Ajansının proje konusunda farkındalık oluşturmasının yanı sıra gerçek anlamda proje hazırlamada bir ihtiyaçlarında ortaya çıkışında rol oynadığını vurgulamaktadır.

1. BİRİNCİ BÖLÜM: Proje Döngüsü Yönetimi

1. Proje ve Kısıtları

Proje; belirli bir zamanda ve belirli bir yerde belirli bir bütçeyle önceden belirlenen hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik planlanan faaliyetler bütünü olarak tanımlanmaktadır. Kuruluş amaçları farklı olan kurumların proje hedefleri de farklıdır. Hedefsiz bir projeden bahsedilemez. Proje hedefinin kapsadığı alana göre bütçesi de farklılık gösterir. (İl, Bölge ya da Ulusal Düzeyde) Sadece tekil bir faaliyetten oluşan projeler hedeflere ulaşmada etkili olamaz. Faaliyet odaklı projeler faaliyet adıyla isimlendirilebilir. Hedef odaklı projeler değişimin sonucu, faaliyet odaklı projeler ise çıktı odaklıdır.

2. Proje Geliştirme ve Uygulamada Genel Prensipler

Her proje değişiklik ihtiyacından ortaya çıkar. Çalışan çocukların sayısının artması, var olan sorunlar karşısındaki duyarsızlık vb.

Bir projenin başarılı olabilmesi için sorunun iyi analiz edilmiş olması, paydaşlar arasında koordinasyon sağlanmış olması, hedeflerin projenin uygulanacağı bölgenin sosyal kültürel özelliklerine uygun olması, yürütecek olan kurumun kapasitesinin yeterli olması, finansal kaynakların doğru analiz edilerek planlaması ve etkin bir izleme sisteminin oluşturulmuş olması gibi özellikler bulundurması gerekmektedir

3. Proje Döngüsü Yönetimi

Başarısız proje deneyimlerinden sonra uluslararası kuruluşların öncülüğünde hazırlanmış yönetim yaklaşımıdır. Amacı projenin henüz fikir aşamasından tamamlanmasına kadar geçen süreyi etkin bir şekilde kullanabilmesini sağlamaktır. Belirgin nitelikleri, katılımcı ve detaylı ihtiyaç analizleri, hedef odaklı planlama, sürdürülebilirlik, standart uygulama ve dokümantasyondur.

Proje fikrinin ortay çıkışıyla başlayan ve projenin bitişi sürecindeki süreç olarak adlandırılan Proje döngüsü altı temel aşamadan oluşmakla birlikte kendi içinde üç ana grupta toplanmaktadır. “Proje hazırlama aşaması”, “Proje fikrini belirleme”, “Uygulama ve Değerlendirme”.

Proje Fikrini Belirleme: projeye dair fikirlerin ortaya konduğu ve tasarlandığı aşamadır.

Proje Fikrinin Analizi: Proje fikrinin paydaşlarla birlikte tartışıldığı ve analiz edildiği aşamadır.

Ön Değerlendirme: Projeyi sunan ve uygulayacak olan kuruluşların yazılı olarak sunulan proje teklifinin değerlendirilmesi aşamasıdır.

Finansman: Projenin hibe veya kredi yoluyla desteklenmesi aşamasıdır. Hibe ve kredi farklı kavramlar olup hibe; kullanımı belli kurallara bağlı olup geri ödemesi yoktur.

Uygulama: Proje faaliyetlerinin hayata geçirildiği, uygulandığı aşamadır. Finansal, fiziksel ve insan kaynakları harekete geçirilerek faaliyetlerle ilgili mal veya iş sözleşmeleri yapılır.

Değerlendirme: Uygulanan proje tamamlandıktan sonra veya uygulama aşamasında bağımsız değerlendiriciler tarafından belirli kriterler rehberliğinde değerlendirilir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken husus projenin sonuçları başka bir projenin fikrini oluşturabileceği ihtimalidir.

3.1 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı birçok uluslararası kuruluş tarafından benimsenmektedir.  Mantıksal Çerçeve Yaklaşımında; mevcut durumun ve paydaşların analizi, hedeflerin ortaya konulması, dış faktörlerin tespiti, projenin başarısının neye göre değerlendirileceği ve standart bir formatta kullanıcılara sunulması olarak değerlendirilir. Analiz ve planlama olmak üzere iki temel aşamadan oluşur.

Analiz Aşamasında, Paydaş, Sorun, Hedef ve Strateji analizleri yapılmaktadır.

Planlama Aşamasında; Projenin Planlanması ve Planın İşlevselleştirilmesi aşamalarından oluşmaktadır.

3.2. Proje Hazırlamasında Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Aşamaları

Proje Hazırlamada Sorun, paydaş, hedef, Strateji analizleri, Mantıksal Çerçeve Matrisinin, Faaliyet Planını ve Bütçenin Hazırlanması aşamalarından oluşmaktadır.

3.3 Analiz Aşaması

Analiz aşamasında sıralama sabit olmamaklar birlkte – şartlar ve ihtiyalar doğrultusunda-  Paydaş Analizi, Mevcut Durum Analizi-Sorun analizi, Hdef Analizi ve Strateji Analizlerinden oluşmaktadır.  

3.3.1 Mevcut Durum analizinin Yapılması

İhtiyacın ya da değiştirilmek istenen durumun ne olduğuna dair yapılan aşamadır. Temel prensip katılımcılıktır. Katılımcılık sadece paylaşım olarak değerlendirilmemeli tüm paydaşların katılımı sağlanmalıdır.

3.3.1.1. Sorun Analizi

Sorun analizinde sorunların kimi ne zaman nasıl rahatsız ettiğine dair soruların cevaplanmasıyla başlamaktadır. Belirlenen sorunların bir şikâyetten öte proje fikrine dönüşmesinin nasıl olduğu da Brezilya’daki işçilerin üretim sorunları ve Türkiye’deki engelli insanların üretime katılamamasına dair iki örnekle somutlaştırılmaktadır. Sorunların ortaya konulmasında tüm paydaşlarca anlaşılabilir ve basit analizler, sayısal veriler kullanılmalıdır. Başka bölgelerin, ülkelerin verileri kullanılmamalıdır. Sübjektif ve gözleme dayalı verilerden uzak durulmalıdır. Sorunlar arasında nede-sorun ilişkisi sağlıklı bir biçimde kurulmalıdır. Sorun tespitinde paydaşların katılımı sağlanmalıdır. Mekân açısında daha ziyade gerçekten sorunla ilgili paydaşların katılımının sağlanmasıdır. Sorun tespitinde “neden neden ağacı” kullanılmaktadır. Bu yöntemde dikkat edilmesi gereken husus dışarıda adım bırakılmamalı, birçok sorun tek bir sorun olarak bırakılmamalı, gelecekte sorun olabilecek bir şeyin sorun ağacı olarak eklenmesi gibi hatalara düşülmemelidir.

3.3.1.2 Paydaş Analizi

Bir sorunun tespitinde ve sorunla ilgili çözüm önerilerinin tespitinde ve uygulanmasında etkisi olan kişi ya da kurumlar paydaş olarak nitelendirilebilmektedir. Sorunun çözümünde rol alabileceği gibi proje faaliyetlerinden olumsuz da etkilenebilir. Kesin bir yöntem olmamakla birlikte Paydaşlar şu şekilde sınıflandırılabilmektedir. “Hedef gruplar – Doğrudan faydalanıcılar, Dolaylı faydalanıcılar -Diğer paydaşlar (Proje ortakları, uygulayıcı ya da destekleyici kuruluşlar)

HEDEF grup. ; Projenin doğrudan ve olumlu etkilendiği gruptur. Bir projenin fayda sağlayabileceği hedef kitle hedef gurup olarak nitelendirilmektedir. Hedef guruba ilaç projesindeki “çok proje uyguladık ama bu proje kadar hayatımıza dokuna olmadı” sözü özetlemektedir. İhtiyaç ve çözüm önerisi ilişkisinin olduğu gurup hedef gruptur.

Dolaylı Faydalanıcılar: Sorunun çıkış noktası dolaylı faydalanıcı değildir. Sorunun ve çözümün öznesi olmayan gurup dolaylı faydalanıcıdır. Kadınların üretime katılmasından kadınlar ve aile doğrudan faydalanırken, esnafın bu projeden faydalanması dolaylıdır. Projenin çıkış noktası hedef grup, etkilenenler de dolaylı faydalanıcılardır. Dolaylı faydalanıcılar proje faaliyetlerinde yer almaz.

Diğer Paydaşlar; bir projenin uygulanmasından bazı gruplar olumsuz etkilenebilir veya projenin uygulanmasına direnç gösterebilir. Bu açıdan paydaşların bu özellikleri de göz önünde bulundurularak analizinin yapılması gerekmektedir. Bir projede hedef grubun dahil edilmediği projeler sahipsiz olarak nitelendirilmektedir. Ayrıca hedef gurupların fikrinin alınmadan ortaya çıkmış birçok proje de başarısız olmuştur. Bu nedenle sorun analizi ve paydaş analizi birlikte yürütülmesi sorunla ilgili kritik paydaşların katılımının sağlanması gerekmektedir.  Bu konuda Ankara’nın dikmen semtinde uygulanan proje örnek gösterilmektedir. Bir proje ne kadar güzel tasarlanmış ve uygulanmış olursa olsun daha hazırlık aşamasından hedef grupla birlikte tasarlanıp uygulanmazsa başarısız olmaktadır. Paydaş analizi yapılırken cinsiyete dayalı bir analiz de yapılmalıdır.  Mantıksal Çerçeve Yönetimi içerisinde paydaş analizi şu şekilde tamamlanmaktadır.

1. Adım – İlgili tüm paydaşların belirlenmesi; projeden etkilenebilecek ve projeyi etkileyebilecek tüm paydaşların ve diğer projelerin tespiti yapılır. Bu paydaşlar homojen gruplardan mı yoksa özel özellikleri olan alt gruplardan mı oluşmaktadır bu analiz edilir.
2.  Adım – Paydaşların sınıflandırılması: Paydaş listesi yapıldıktan sonra projeden etkilenme ya da projeyi etkileme şekillerine göre paydaşlar analiz edilir. Projeden olumlu ya da olumsuz etkilenenler, Birincil ve İkincil Paydaşlar gibi analiz edilir.
3. Adım – Seçilen paydaşların ayrıntılı analizi: GZFT (SWOT) Analizi, Paydaş Analizi Matrisi ve Örümcek Ağı Diyagramı ile paydaşlar analiz edilir.  Paydaş Analizi Matrisinde; paydaşlar Birincil İkincil Projeden olumlu ya da olumsuz etkilenenler olarak analiz edilir. GZFT Analizinde Güçlü, Zayıf fırsat ve Tehdit yönleriyle analizi yapılır.
4.  Adım – Önceliklerin Belirlenmesi ve Uzlaşma(ma): Kimlerin beklentilerine öncelik verileceği tespit edilir. Hangi sorunun kritik olduğu tespit edilir. Kimlerin “kilit” paydaş olduğu tespit edilerek bu kilit paydaşların görüşlerine önem verilmelidir.

3.3.1.3. Hedef Analizi

Sorun analizinde mevcut durum analiz edilirken hedef analizinde arzu edilen durum belirlenmektedir. Hedefin doğru tespit edileblmesi için neden-sonuç analizin doğru yapılmış olması gerekmektedir. Asıl amaca ulaşabilmek için alt hedefler belirlenmeli ve bunlara ulaşılmalıdır Paydaşlarla yapılan sorun ve hedef analizinden sonra belirlenen müdahale alanlarına göre gerçekçi hedefin belirlenmesi gerekmektedir.

3.3.1.4. Strateji Analizi

Strateji ulaşmak istediğimiz hedef ve bu hedefe ulaşmak için ulaşmamız gereken alt hedeflerdir. Hedef ağacındaki tüm hedeflere bir projeyle ulaşılamayabilir.  Hedef ağacındaki hedeflerin tamamı göz önünde bulundurularak belirlenecek hedefler için verimlilik, sosyal kabul edilebilirlik, aciliyyet, diğer projelere etkisi ve program önceliklerine uygunluk gibi özellikler göz önünde bulundurulmalıdır.

İlgililik; çalışılacak kurumun öncelikleri ile proje konusunun bağlantılı olması gerekmektedir. Sorunun neresindeyiz, neresi bizimle ilgili ve rolümüz nedir gibi soruların cevapları verilmelidir.

Maliyetler; proje kapsamında yapılacak faaliyetlerin özelliklerine ve etki alanına göre maliyet çeşitlilik göstermektedir.

Teknik Uygulanabilirlik; Bir sorunun çözümünde teknik olarak uygulanabilirliği ifade etmektedir. Düzce ovasında bakliyat yetiştiriciliği projesinde bölgenin coğrafi özelliklerinin göz önünde bulundurulmaması ve uzman görüşlerin eksik kalması projenin sürdürülebilirliğini olumsuz etkilemiştir.

Farklı Paydaşların Bakış Açıları; farklı paydaşlar sorunun çözümünde farklı beklenti ya da uygulama içinde olabilirler. Örneğin, “, bir paydaş olarak fabrikatör kanalizasyona atık su atarken bunun yarattığı sonuçların farkında olmayabilir. Böyle bir süreçte tesisine atık su tesisi kurmayan fabrika sahibi sorunun farkına vardıktan sonra, atık su tesisini kendisi kuracağını taahhüt ederek sorunun bir kısmını çözüme kavuşturabilir. Diğer taraftan, aynı fabrikatör sorunu ve sonuçlarını bilmesine rağmen sorunun çözümü için projeyi uygulayacak taraflardan mali katkı talebinde de bulunabilir.”

Mevcut Kaynaklar (mali, insan kaynakları ve fiziki kaynaklar): Mali, inan ve fiziki kaynaklar olmak üzere üçe ayrılmaktadır. Bütün paydaşların kapasitelerinin ve katkılarının ne olacağı önceden tanımlanmış olması gerekmektedir. Önemli olan atıl durumdaki kaynakların harekete geçirilerek kullanılmasıdır.

Politik Yapılabilirlik: Yerel otoritenin ve mevcut kurumların desteği projenin sürdürülebilirliği açısından önemlidir.

Verimlilik ve Etkinlik: en az maliyetle en fazla etkiyi almak proje için önemlidir

Sosyal Kabul edilebilirlik; sosyal kabul edilebilirlik açısından toplum önderlerini projeye dahil edilmeli, projeye uygun seçilen faaliyetlerde bu paydaşlar kullanılmalıdır.

Eşitsizliklerin (Kadın-Erkek) Giderilmesine Katkısı; Proje hizmetlerinden kadın ve erkeklerin eşit  ve adil bir şekilde erişimi sağlanmalı, kadın ve erkek cinsiyet eşitsizliğini azaltmaya yardımcı olmalıdır.

Diğer Projeleri Tamamlayıcılık; bazı projeler diğer projeleri destekliyor olabilir, bu stratejik bir tercih sebebidir.

Program önceliklerine Uygunluk;  Projeye destek sağlayacak kuruluşun önceliğiyle uyuşmayan projeler ne kadar iyi kurgulanmış ola da bu tür projeler ilgili kuruluş tarafından desteklenmeyebilir.

Aciliyet; Büyük hayallerden ziyade mevcut durum, projenin maliyeti arasındaki ilişki kurularak kurumsal kapasite ve kaynaklar doğrultusunda bir müdahale alanı seçilmelidir.

4. Planlama Aşaması: Mantıksal Çerçeve Matrisinin Hazırlanması

Mantıksal Çerçeve Yönetiminin planlama için kullandığı araç bu matristir.  Mantıksal çerçeve matrisi,  mantıksal çerçeve yaklaşımının kesinlikle kendisi değil, sadece bir çıktısıdır. Bu matris projenin bir çeşit özet resmidir. Mantıksal Çerçeve Matrsinde, projenin neden gerçekleştiği ve neleri değiştirebileceği, neyi nasıl başarabileceği, hangi araçların ve dışsal faktörlerin etkili olduğu ve projenin başlayabilmesi için hangi şartların gerçekleşmesi gerektiği gibi konularda bilgiler sunulmaktadır.

4.1.   Mantıksal Çerçevenin Hazırlanması Adımları

 Mantıksal Çerçeve Matrisi hazırlanırken her aşamada bir önceki gözden geçirilmeli ve gerekirse elde edilen veriler ışığında revize edilmelidir. Şu sıraya göre hazırlanır:

• Proje Kapsamının (Müdahale Mantığı) Belirlenmesi-Stratejiden Müdahale Mantığına

Matrisin birinci sütunu olan bu bölüm müdahale mantığı olarak adlandırlır. Genel Hedef, Projenin Amacı, Sonuçlar ve Faaliyetlerden oluşur.

1. Genel Hedefler: Bir projenin en üst düzeyde sağlayacağı katkıyı ifade etmektedir. Uzun dönemde sağlayacağı sürdürülebilirlik açısından kalıcı etkileri olarak değerlendirilmektedir.
2. Proje Amacı; ulaşılmak istenen özel amacı ifade etmektedir. Sürdürülebilir olmalıdır. Genellikle bir proje için bir maç yazılmalı, tespit edilmelidir. Eğer yönetimsel açıdan ve karmaşıklığa meydan vermeyecekse birden çok amaç yazılabilir.
3. Sonuçlar (Çıktılar); Çıktı sonucun elde edilmesine katkı sağlar ama kendisi bir sonuç değildir. Çıktı somut ve sayısal değerlerle tanımlanmalıdır. Hedef guruplar üzerindeki değişimi ifade etmektedir.
4. Faaliyetler; Bir projede faaliyetler sonuçlara, sonuçlar projenin amacına, proje amacı da genel anlamda hedefe götürecektir. Bir sonucun elde edilebilmesi için birden fazla faaliyet yapılacak böylece bir sonuç elde edilecektir. Özet olarak; mevcut durum analizinden sonra hedefler ortaya konulur, hedefler içerisinde stratejiler belirlenir, kapsamı ve süresi belirtilen projenin finansal, insan kaynakları ve fiziksel kaynakları harekete geçirilerek faaliyetler başlar. Faaliyetler sonucunda hedef grup üzerinde belirli sonuçlara, sonuçlar da proje amacına ulaştırır.

Varsayımlar

Bir proje faaliyetlerinin başlayabilmesi için bazı önkoşullar gerekebilir. Bu önkoşullar önceden varsayım olarak belirlenip yazılmalıdır. Bu önkoşullara yasal izinleirn alınması, gerekli protokollerin yapılması gibi unsurlar sayılabilir.  Fazla sayıda varsayım projenin zor uygulanabileceğinin de bir göstergesi olmaktadır.

 Varsayımların projeye etkisi faaliyetlerden sonuçlara veya sonuçlardan Proje amacına göre değişiklik göstermektedir. (Çocuk ölümleri projesi örneği)

• Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler

     Bir proje faaliyetlerinin  değerlendirilebilmesi, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının ölçülebilmesi için  herkes tarafından kabul edilen somut göstergelerinin olması gerekmektedir. Her hedef seviyesi için ayrı ayrı tanımlanan göstergeler,spesifik ( hedefle doğrudan ilgili), ölçülebilir(nitel veya nicel), Uzlaşma(  tüm paydaşlar tarafından objektif bir parametre), ihtiyaca uygun 8yöneticilerin bilgi ihtiyacıyla uygun), süreli( zaman sınırlandırması) gibi özelllikleri olmalıdır. Gösterge sadece sayısal ifadelerden değil, yer ve zaman ilişkisi göz önünde bulundurularak belirtilmelidir. Ör: “X yılı sonunda hastane ve sağlık ocağına viral enfeksiyon nedeniyle yapılan başvuruların %50’den %10’a düşürülmesi.”

• Doğrulama Kaynakları

Projede belirtilen göstergelrin değerlendirilmesi için doğrulama kaynaları da belirtilmelidir. Raporlar, dökümanlar, periyotlar halinde yayınlanan istatistiki veriler gibi. Doğrulama kaynakalrının maaliyeti düşük olmalı ve güvenilir olmalıdır.

• Araçlar ve Maliyetler Nedir ve Nasıl Belirlenir?

Araçlar projenin yürütülmesi için gerekli insan kaynağını, ekipman ve donanımı ifade eder.

5.     Faaliyet Planı ve Bütçe Hazırlama

• Faaliyet Planı

Faaliyet planı, proje faaliyetlerinin birbirleriyle olan ilişkilerini mantıksal bir şekilde sıralanmasıdır. Faaliyet planı hazırlamak, projenin uygulanabilir hale dönüştürülmesinin ilk adımıdır.

1. Mantıksal Çerçeve Matrisi
2. Faaliyet Planı
3. Girdilerin Belirlenmesi
4. Girdilerin Fiyatlandırılması
5. Bütçe

• Proje Bütçesinin Hazırlanması

Proje bütçesi, proje amacına ulaşmak üzere tasarlanan faaliyetler için kullanılacak kaynakları planlayan bir araçtır. Proje bütçesi gerçekçi olarak hazırlanmalıdır. Tüm faaliyetler için gerek maliyetler açık bir şekilde, tablo halinde açıklanmalıdır. Tablo finansman kuruluşun istediği formatta(hibe rehberi) hazırlanmalıdır.

Önemli: Her kuruluşun formatı farklı olabilir.

Proje yaparken bazen önceden tahmin edilemeyen giderler olabilir. Bu tür giderler yedek akçe başlığı altında yazılmalıdır.

Raporun Tamamına Tıklayarak Erişebilirsiniz: https://www.sivilsayfalar.org/wp-content/uploads/2018/03/proje-dongusu-yonetimi-ve-mantiksal-cerceve-yaklasimi.pdf

Bu makale bir inceleme yazısıdır. 2 bölümden oluşmaktadır.
2. Bölümü Okumak İçin Tıklayınız.